Ombudsdienst van het centrum
(Uittreksel uit het centrumreglement)
- Registratie
- Is je klacht ontvankelijk?
- Onderzoek en bemiddeling
- Rapportering
- Verslaggeving
- Ombudsdienst van het consortium
De ombudsdienst van het centrum is bevoegd om alle klachten van cursisten en kandidaat-cursisten te behandelen. Heb je een klacht, dan kan je terecht bij de directeur van het PCVO Meetjesland.
1. Registratie
Schriftelijk: Via een formulier dat je dan deponeert in de bus in de buurt van het secretariaat.
Mondeling: Maak een afspraak met de directeur van het PCVO Meetjesland via het secretariaat of via het contactformulier.
De ombudsdienst registreert je schriftelijke of mondelinge klacht.
2. Is je klacht ontvankelijk?
Binnen de 10 werkdagen (maandag t/m vrijdag) nodigt de ombudsdienst je uit voor een eerste gesprek. De termijn van 10 werkdagen begint te lopen vanaf de datum van ontvangst van de klacht.
Aan de hand van een meldingsformulier toetst de ombudsdienst of de klacht ontvankelijk is.
Indien je zonder voorafgaandelijk bericht niet aanwezig bent op het eerste gesprek, is de klacht onontvankelijk, tenzij je een document kan voorleggen waaruit overmacht blijkt.
De toetsing gebeurt aan de hand van volgende criteria:
- is de identiteit van de klager bekend?
- is de klager een cursist of kandidaat-cursist van het centrum?
- heeft de klacht betrekking op feiten die niet ouder zijn dan een jaar te rekenen vanaf de datum van indiening van de klacht?
Uit deze toetsing blijkt of de klacht ontvankelijk is. De klacht is ontvankelijk bij een positief antwoord op alle hierboven vermelde criteria. De klacht is niet ontvankelijk bij een negatief antwoord op één van de hierboven vermelde criteria.
Indien de klacht ontvankelijk is, dan teken je samen met de ombudsdienst het meldingsformulier. Je ontvangt hiervan een duplicaat. Het meldingsformulier vermeldt duidelijk of je al dan niet de toelating geeft om je naam bekend te maken.
De ombudsdienst schetst het vervolg van de procedure.
Indien de klacht niet ontvankelijk is, ontvang je van de ombudsdienst een document met argumentatie waaruit duidelijk blijkt waarom je klacht niet ontvankelijk werd verklaard en wat de verdere mogelijkheden zijn.
3. Onderzoek en bemiddeling
De ombudsdienst onderzoekt de klacht binnen de 30 werkdagen, te rekenen vanaf het ogenblijk dat het meldingsformulier is ondertekend.
In functie van het onderzoek kan de ombudsdienst alle betrokken partijen horen en de nodige informatie inwinnen. Gedurende het onderzoek brengt de ombudsdienst jou en het centrum op regelmatige tijdstippen op de hoogte.
De ombudsdienst formuleert op basis van haar bevindingen een mogelijke oplossing voor de klacht, en tracht via bemiddeling tot een oplossing te komen waarin beide partijen (jij en de directie) zich kunnen vinden.
4. Rapportering
Na beëindigen van het onderzoek maakt de ombudsdienst binnen de 10 werkdagen een eindrapport op en bezorgt dit aan de directie en via aangetekend schrijven of tegen ontvangstbewijs aan jou.
5. Verslaggeving
De ombudsdienst stelt ieder jaar uiterlijk 15 juli een algemeen schriftelijk verslag op.
Dit verslag wordt overgemaakt aan het hoofd van het IVA Provinciaal Onderwijs.
In het jaarverslag worden de identiteit van de klagers en eventueel betrokken personeelsleden van het centrum niet bekend gemaakt.
Opgelet! Fases 1,4 en 5 zijn van toepassing op alle klachten. Fases 2 en 3 gelden niet voor klachten in verband met de evaluatieregeling, het verloop van de evaluaties en de deliberatie. De procedure voor de behandeling van deze klachten vind je terug in hoofdstuk 5 van het evaluatiereglement (deel IV).
6. Ombudsdienst van het consortium
Is de interne klachtenprocedure uitgeput, dan kan je terecht bij de regionale ombudsdienst van het consortium via volgende coördinaten:
consortium 11 - Botermarkt 1 - 9000 Gent
De klachten die door de ombudsdienst kunnen behandeld worden hebben betrekking op de uitvoering van de onderwijsopdrachten en ?bevoegdheden toegekend aan het centrum namelijk inschrijvingsgelden, kosten van cursus- en lesmateriaal, toelatingsvoorwaarden, leermiddelen en infrastructuur, organisatie van het opleidingsaanbod, wijze en procedure van evaluatie, informatieverstrekking,.....
De ombudsdienst mag nooit volgende zaken behandelen: klachten ivm de arbeidsbetrekkingen, werkomstandigheden of rechtspositieregeling van de personeelsleden van het centrum, klachten ivm het agogische project van het centrum en klachten over de wijze waarop de resultaten van een evaluatie beoordeeld en ge?nterpreteerd worden.
